In “Harry Potter e il Prigioniero di Azkaban” Hermione ottiene dal Ministero della Magia un congegno chiamato GiraTempo, capace di farla viaggiare nel tempo per permetterle di seguire più lezioni rispetto a quelle che il normale scorrere delle ore le avrebbe consentito di frequentare.

Di GiraTempo da darti al momento non ne ho, ma in questo post ti elenco alcune strategie salvatempo che potrebbero comunque tornarti utili. Non per fare più cose in generale, ma per fare più delle cose che ti piacciono, ottimizzando il tuo tempo.

A luglio ti avevo parlato di 10 strumenti utili che potevano aiutarti a gestire il tuo tempo. Oggi voglio suggerirti alcune strategie che puoi adottare se pensi di non avere tempo a sufficienza per fare quello che desideri.

1. Pianifica in modo strategico

Molte persone dicono di affrontare “un giorno alla volta” perché il loro lavoro non è prevedibile e non avrebbe senso pianificare. Onestamente credo sia solo una scusa. Anche le occupazioni più flessibili e soggette a cambiamenti repentini possono essere organizzate. E anche il “destino” può essere in qualche modo strutturato, se impariamo a pianificare in maniera strategica, ponendoci degli obiettivi a medio e lungo termine. Conoscerli ci permette di scegliere più facilmente cosa fare e cosa no, evitandoci di perdere tempo in attività inutili.

2. Scrivi cosa devi fare, ma impara a identificare anche che cosa non devi fare

Siamo abituati a scrivere lunghe e strutturate to-do-list, ma questo non è sufficiente per imparare a organizzare il nostro tempo. Per non sprecare le 24 ore che abbiamo in dotazione ogni giorno, dobbiamo imparare anche a identificare le cose che NON dobbiamo fare. Un modo è sicuramente quello di fissare i nostri obiettivi (vedi punto precedente) e scegliere cosa fare in base ad essi. Ogni volta che ti si presenta una scelta domandati: questa attività è a servizio dei miei obiettivi? Se la risposta è sì, mettila in to-do-list, se è no lasciala perdere. Un’altra strategia salvatempo legata alle cose da non fare è quella di imparare a dire di no. Non tutto quello che ti viene richiesto è necessario o non deve per forza essere una tua responsabilità. Se dici di sì a tutto non dai valore al tuo tempo e finisci per buttarlo. Quando non ti senti di fare qualcosa, o sai che ti costa troppo, impara a dire di no. Gentilmente, ma in modo fermo.

3. Distingui tra ciò che è urgente e ciò che è importante

Abbiamo l’erronea convinzione che tutto ciò che deve essere fatto “per ieri” sia importante. Ma non è così. Non sempre le cose urgenti sono anche quelle che devono finire tra le nostre priorità. Se impari a fare questa distinzione ne guadagni in tempo e sicuramente riduci lo stress, riuscendo a focalizzarti e a lavorare meglio su ciò che è davvero importante.

4. Monitora il tuo tempo

Sapere come “perdi” tempo ti aiuta ad attivare gli aggiustamenti del caso. Per una settimana prova a registrare le tue attività: quello che fai dal momento in cui ti alzi a quello in cui vai a letto. Probabilmente scoprirai di utilizzare tante ore nel modo “sbagliato” o comunque facendo cose che in realtà non ti interessano poi così tanto. Essere consapevole di come utilizzi il tempo ti aiuta a “salvarlo” per ciò che ti interessa veramente.

5. Assegna un tempo alle tue telefonate (e alle riunioni)

Ragiona su quanto tempo è “lecito” occupare in una conversazione telefonica o in una riunione. Esaurito il tempo che hai deciso di dedicare, non aver paura di chiudere la telefonata o di dichiarare finito il meeting.

6. Dormi bene

La mancanza di riposo si traduce in mancanza di concentrazione. Se vuoi essere focalizzato e raggiungere i tuoi obiettivi cerca di capire che cosa ti permette di dormire bene e introduci nella tua vita la routine serale che più si addice alle tue esigenze di riposo.

7. Tieni ordinata la tua scrivania

Un ambiente pulito aiuta la concentrazione e ti fa sentire bene. Ma fare ordine ti permette anche di sapere esattamente dove sono le cose che ti servono, e di non sprecare tempo per cercarle. Fai ordine sia nel tuo spazio “fisico” che in quello virtuale, per non rischiare di perdere ore a cercare un file che non sai dove hai salvato!

8. Individua un momento o uno spazio privi da distrazioni

Durante la giornata scegli un momento in cui niente e nessuno può disturbarti, per dedicarti alle attività che sono più pesanti per te e che richiedono tutta la tua concentrazione. Chiudi la porta del tuo ufficio, metti il telefono in modalità aereo, disattiva le notifiche del computer, chiudi le chat e segna sul calendario aziendale che sei in riunione o in viaggio. Attua una o tutte queste strategie per assicurarti che nessuno ti disturbi quando hai bisogno della massima focalizzazione possibile. Puoi anche decidere di dedicare uno spazio fisico preciso all’assenza di distrazione. Così ogni volta che ci entri sai che niente e nessuno può disturbarti (potrebbe essere la tua camera da letto, la sala riunioni, un posto in cui sai che puoi rifugiarti per concentrarti).

9. Fai una cosa alla volta

Dimenticati il multitasking e ricordati che NON FUNZIONA! Fare più cose contemporaneamente ti fa perdere fino al 40% della tua produttività secondo la psicologa comportamentale Susan Weinschenk. Perché tu pensi di fare due attività contemporaneamente, ma in realtà stai passando rapidamente da una all’altra perdendo un sacco di tempo. Dedicati ad ogni cosa da fare per il tempo necessario, e solo quando l’hai terminata passa alla successiva.

10. Delega

Lo conosci il detto “Tu puoi fare qualsiasi cosa ma non devi fare tutto”? In inglese suona ancora meglio: “You can do anything but you cannot do everything”. Perciò pensa alle attività che non è strettamente necessario che vengano portate avanti da te e delegale a qualcuno.

BONUS. Dedica a te stesso almeno 30 minuti al giorno

Oltre alle strategie salvatempo di cui ti ho appena parlato, è importante che tu comprenda una cosa fondamentale: le tue giornate appartengono a te e a nessun altro. Sei tu che decidi il tempo da dedicare al lavoro, agli amici, ai parenti, a internet, alla tv o a qualsiasi altra cosa ti venga in mente. Dimostra di avere il controllo sul tuo tempo dedicando a te stesso almeno 30 minuti al giorno, e utilizzali per rilassarti, prenderti cura di te, dormire (!) o fare qualsiasi altra cosa ti permetta di essere al top per tutto il resto del tuo tempo che dedichi agli altri. Regalati la bellezza di 1800 secondi al giorno e anche il resto delle tue attività ne trarrà giovamento.

Cosa ne pensi di queste 10 strategie salvatempo? Le utilizzi già, le metti in pratiche tutte oppure fai fatica a seguirne anche solo una? Se hai bisogno di aiuto nella pianificazione e gestione del tuo tempo, il 22 settembre io sarò in aula per un corso dedicato proprio alle strategie che possono rendere le tue giornate migliori e che possono aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi senza perdere tempo. Il workshop si terrà in Accademia della Felicità a Milano, dalle 10 alle 17. Per iscriverti e per avere maggiori informazioni consulta il mio sito.