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Una delle prime cose che dico quando parlo di journaling, è che erroneamente in italiano traduciamo questa parola come “tenere un diario”. La traduzione non è scorretta in sé e per sé, ma secondo il mio parere fornisce una visione troppo limitata delle cose. Il diario ci fa pensare a un quaderno o un’agenda dove parlare delle nostre giornate, delle nostre pene d’amore o delle cose che ci accadono e ci fanno provare emozioni (negative e positive). Ma fare journaling significa questo ed altro. All’estero, ad esempio, il journaling viene utilizzato tantissimo anche in ambito business, in settori particolarmente “seri”, a dimostrazione che si tratta di uno strumento potente ed efficace.

Per questo motivo ho voluto inserire nel #12journalsproject anche tipologie di journaling strettamente legate al lavoro. E per il mese di febbraio propongo di sperimentare il Project Journal.

CHE COS’è IL PROJECT JOURNAL

Quando lavoriamo a un progetto è facile che ci vengano nuove idee, o che ci sia la necessità di annotare ipotesi, metodi di lavoro, elenchi di materiali o altro. Un Project Journal è l’ideale per catturare tutte le informazioni che ci servono per portare a termine quel particolare progetto. Si tratta di una pratica abbastanza comune nei laboratori, dove è necessario tenere traccia di tutti gli esperimenti che vengono effettuati e delle diverse combinazioni di prodotti chimici che vengono testate. Allo stesso modo è possibile tenere un journal per documentare progetti di altro tipo, dove ogni idea appuntata ci può aiutare a imparare qualcosa di nuovo e a migliorare il nostro processo di lavoro.

Probabilmente hai già sentito parlare di project management: si tratta dell’insieme di tutte le attività che consentono la pianificazione e l’organizzazione di un progetto, e che ne garantiscono la buona riuscita. I project manager devono tenere sotto controllo diverse “variabili” e gestire molte informazioni. Lo stesso ci accade quando vogliamo lanciare un prodotto, oppure aprire un blog, o avviare un qualsiasi progetto: dobbiamo pianificare e organizzarci al meglio, affrontare imprevisti, gestire persone (ad esempio i fornitori) ed evitare che i vari step che abbiamo pianificato entrino in qualche modo in conflitto. E il nostro Project Journal può essere il nostro migliore alleato.

Il journaling è un mezzo che ci aiuta a raggiungere un fine. E questo è tanto vero nella nostra vita privata (tenere un journal ci indica chi siamo, dove stiamo andando, quali sono i nostri desideri…) quanto nel business.

I VANTAGGI DI TENERE UN PROJECT JOURNAL

Ecco alcuni dei vantaggi che otteniamo quando teniamo traccia dei nostri progetti sul nostro Project Journal:

  1. Pensiamo più chiaramente – quando scriviamo le nostre idee è più facile arrivare a una soluzione chiara. Anche i pensieri che ci sembrano “casuali” o complessi quando vengono messi nero su bianco diventano più facili da interpretare e da collegare al nostro obiettivo finale. Un Project Journal ci permette di raccoglierli tutti in un posto, e di decifrare la mappa che ne scaturisce.
  2. Cambiamo prospettiva – scrivere dei nostri progetti ci aiuta a osservarli da diverse angolazioni. Ragionare sui rischi del progetto o sui fattori che lo possono influenzare, appuntare tutte le idee e prendere nota dei progressi non ci aiuta solo a pianificare, ma anche a organizzare i nostri pensieri perché le nostre azioni siano più efficaci.
  3. Risolviamo i problemi (a volte prima che si presentino) – il Project Journal ci aiuta a trovare soluzioni, e a volte anche ad anticipare i problemi che si potrebbero presentare. Un elenco ben scritto di tutte le variabili ci aiuta a tenerle sotto controllo e a capire come comportarci nel caso in cui si verifichino.
  4. Impariamo qualcosa – domandarci, alla fine di un progetto, che cosa è andato bene e che cosa no, ci aiuta a non commettere gli stessi errori in futuro.
  5. Ci facciamo delle domande – un Project Journal non è solo il resoconto di quello che accade quando siamo impegnati in un progetto. Ci permette di farci delle domande e di annotarcele. Anche se non abbiamo ora le risposte, scrivere ci aiuta a capire su cosa dobbiamo concentrarci o dove dobbiamo cercare per trovarle.
  6. Pianifichiamo meglio – scrivere i vari passaggi del nostro progetto ci aiuta a metterli in ordine e a pianificarli correttamente per non perdere tempo e non incappare in errori. Il Project Journal ci aiuta a utilizzare meglio il nostro tempo perché ci mostra la strada da seguire.

CHE COSA SCRIVERE NEL PROJECT JOURNAL

Quando faccio project journaling inizio raccogliendo le mie idee in modo abbastanza casuale. Annoto tutto quello che mi viene in mente rispetto a un determinato progetto, sotto forma di frasi o anche di mappe mentali. Diciamo che per un certo periodo, che possiamo chiamare di “incubazione”, le nostre idee hanno bisogno di essere semplicemente scritte. Dopo di che arriva il momento della progettazione vera e propria. Quando cioè prendo quelle idee e inizio a dar loro un senso. Le metto in ordine, le arricchisco, mi domando se ho tutte le risorse per realizzarle o se devo andarle a recuperare (e dove). A questo punto mi è più facile pianificare, perché ho tutti gli step di progetto davanti agli occhi.

Durante lo sviluppo del mio piano segno sul mio journal come stanno andando le cose. A volte scrivo anche come mi sento rispetto al progetto, e quali sono le aspettative che nutro. Se si presentano degli ostacoli posso scrivere sul Project Journal quali sono le soluzioni che posso mettere in campo, e una volta che li ho superati, posso segnare che cosa ha funzionato, in modo da ricordarmene nel prossimo progetto.

Ecco alcune delle domande che ti puoi fare quando scrivi sul tuo Project Journal:

  • Dove voglio arrivare?
  • Quali risultati mi aspetto?
  • Che cosa sto imparando?
  • Quali rischi presenta questo progetto?
  • Di che cosa ho bisogno per realizzarlo?
  • Chi potrebbe aiutarmi?
  • Quali sono i passaggi per realizzare il progetto?
  • Come posso migliorare la comunicazione?
  • Che cosa mi piace di più di questo progetto?

Se vuoi sperimentare il Project Journal ti consiglio di scegliere un quaderno abbastanza comodo da tenerlo sempre con te, in tasca o in borsa. In questo modo potrai appuntarti le idee appena ti arriveranno, e non ne perderai nemmeno una. Inoltre potrai dedicargli un po’ di tempo ogni giorno, per vedere se sta andando tutto secondo i piani o se hai bisogno di aggiustamenti. Sarà il tuo fedele compagno per tenere traccia dei tuoi progressi e mostrarti quanto lavoro hai fatto.